L’organisation

De façon concrète, il s’agit d’un vrai partenariat très en amont de la date effective du déménagement. Il n’est pas rare que certains transferts de plusieurs milliers de postes se préparent près d’une année en avance !

Nous vous donnons ici les grandes phases :

J-200/180 jours

Audit des nouveaux locaux :
Au-delà des capacités en terme de collaborateurs (bureau, salle de réunion, sanitaires, pièces de stockage, parking, accès transports…) il est important d’approcher les contraintes liées à l’informatique, les faux plafonds et la climatisation, aspects entrainants souvent des coûts supplémentaires.. Rencontrer les futurs gestionnaires de l’immeuble est toujours une démarche pertinente.
Poser son préavis :
Les baux commerciaux sont généralement sur une durée de 9 ans. Le préavis doit être donné au moins 6 mois avant la date fixée et à la fin d’une période triennale uniquement !
S’interroger sur ce qui sera déménagé :
En effet il peut-être pertinent, par exemple, de s’interroger sur un renouvellement des bureaux. Déménager de vieux bureaux peut coûter plus cher que d’en acquérir de nouveaux. De plus, lors de la vente de mobiliers neufs, la reprise des anciens mobiliers et les frais de livraison et d’installation des nouveaux font souvent partie de la négociation. Donc bien réfléchir et comparer les différents coûts directs et indirects.
Établir un cahier des charges :
Il est établi, dans un premier temps en interne afin de poser les attentes et contraintes du transfert. Il sera ensuite partagé avec le prestataire retenu afin de conjuguer expérience et faisabilité.

J-110/90 jours

Sélectionner un prestataire :
Comme vu précédemment, il est nécessaire de sélectionner des prestataires dont les références correspondent à la réalité de votre futur transfert. Selon le nombre de postes concernés, les délais souhaités il n’est pas rare que deux entreprises se partagent le déménagement pour plus d’efficacité. Le prestataire doit être sélectionné tant sur un bon rapport qualité / prestation / prix que sur sa capacité à appréhender vos attentes. La notion de couverture de l’opération (assurance des biens et garanties supplémentaires) est importante.

Mettre en place des relais internes :
Au sein de chaque service de l’entreprise, des relais internes doivent être désignés et ce afin de bénéficier d’une vision globale et précise des points spécifiques à prendre en compte dans le déménagement. Ces personnes seront également les relais privilégiés entre la direction, le déménageur et les collaborateurs quant aux différents questions et mode d’organisation liés au transfert.

Communiquer vers les salariés :
Les déménagements personnels ou professionnels sont considérés par les psychologues comme l’un des événements les plus stressants de la vie d’un individu ! À ce titre il est primordial de communiquer très en amont sur le futur déménagement. Les raisons de ce choix sont à préciser afin que toutes rumeurs négatives puissent être limitées. Le mode d’organisation (planning, mode d’organisation, présence des collaborateurs, attribution des nouveaux bureaux…) doit être clair et relayé par les différents relais internes. Il est recommandé d’envisager la visite des futurs locaux afin que les collaborateurs puissent se projeter dans le transfert et éviter les “supputations“ négatives.

J-80/60 jours

Envisager les travaux dans les futurs locaux :
Il est indispensable que les futurs locaux soient, très en amont, inspectés afin de déterminer si des travaux sont nécessaires. Le temps de réaction et d’action des entreprises du BTP et d’aménagement intérieur étant particulièrement long (chantiers en cours…), il est fortement conseillé d’éviter, après un déménagement, de plonger les collaborateurs dans des travaux. Ces derniers doivent, afin de retrouver une productivité complète, bénéficier de conditions de travail optimisées dès leur arrivée.

J-50/30 jours

Démarrer le tri :
Un déménagement est toujours l’occasion de ranger et de trier documents et affaires diverses. Il est nécessaire de prévenir les collaborateurs en amont afin qu’ils prennent le temps de trier leurs différentes affaires.

Mettre en place l’étiquetage :
Cette étape se fait en partenariat avec le prestataire sélectionné. Des codes précis permettent de connaître exactement les emplacements et les propriétaires (service ou collaborateur) des différents cartons et mobiliers. Il existe également des solutions de suivi en temps réel des parcours des cartons et mobilier (lien Track-Max). Les déménageurs passent, au départ et à l’arrivée, entre des portiques électroniques qui permettent par codes barre spécifiques, la traçabilité de ce qui est transféré.

Installation des lignes téléphoniques / connexion internet :
Pour favoriser le bon re-déploiement des lignes téléphoniques et internet il est essentiel de prévoir bien en amont les éventuels changement de standards et ouvertures de lignes d’un local à l’autre mais également de vérifier le type de connexions dont bénéficie le local d’arrivée. Tous les standards ne peuvent être, facilement transférés et l’obtention de lignes professionnelles se prépare bien en avance.

Penser aux changements d’adresse :
Il est impératif de communiquer auprès de tous les organismes officiels (sécurité sociale, caisse de retraite, impôts, URSSAF, Médecine du Travail…), en plus des clients et prestataires, les nouvelles coordonnées de l’entreprise. Les assureurs doivent être également être informés du changement d’adresse.

J-20/10 jours

Réaliser une feuille de route individuelle :
Afin de réduire “le stress“ lié au déménagement, il est pertinent de prévoir des fiches individuelles à destination des collaborateurs afin de leur préciser leur rôle et la façon de procéder. Doit être précisé le type d’affaires à mettre en carton, comment remplir les différentes étiquettes, comment et ou étiqueter les éléments annexes (armoires / lampes…). Il est essentiel également d’indiquer si leur présence est nécessaire le jour du déménagement, quel sera le lieu du déjeuner (dans le cas d’un restaurant d’entreprise), si des transferts sont prévus sur le lieu d’arrivée, etc… Tout ce qui limitera les comportements interrogatifs participera à rendre ce déménagement plus léger.

Réaliser un site internet dédié au déménagement :
Afin d’éviter des appels incessants aux responsables internes de l’entreprise choisis en relais, il est conseillé de réaliser sur l’intranet entreprise ou sur un site externe un outil permettant de retrouver l’ensemble des informations générales et individuelles liées au déménagement. Cet outil consultable par tous et à tout moment (des accès spécifiques peuvent être mis en place) doit permettre d’alléger les appréhensions légitimes du fait de l’existence de réponses concrètes.

Réaliser le ménage des futurs locaux :
La mise en état et le nettoyage des futurs locaux est indispensable afin de faciliter le travail du prestataire déménageur mais également afin de ne pas ajouter de problèmes supplémentaires au transfert des activités.

Finaliser l’inventaire du parc informatique :
Comme traité dans les actualités, l’inventaire du parc informatique doit-être réalisé en partenariat avec la DSI tant au niveau des postes de bureautique et des salles , sites et matériels dédiés que pour les opérations de sauvegarde des serveurs et baies de brassage, de transfert des données. Selon votre choix, tout ou partie de la déconnexion, du transport, de la reconnexion et des tests peuvent être assurés par des prestataires spécifiques.

J-1 jour

Mettre en carton :
Tous les salariés doivent avoir terminé leurs cartons personnels et avoir rempli et positionner les différentes étiquettes à la fois sur les cartons et sur leurs mobiliers.
Jour J

Weekend ou semaine ?
Selon le nombre de postes à transférer les choix peuvent être différents. Ainsi, s’il est préférable en terme de transfert d’activité de ne pas répercuter sur la semaine le déménagement, il arrive de devoir pratiquer la dualité. Il est également possible de réserver deux weekends de suite.

Réaliser le ménage des anciens locaux :
Dans le cas ou l’entreprise est locataire, elle est tenue contractuellement d’assurer la mise en état et le nettoyage des locaux rendus. De nombreux prestataires peuvent se charger de ce travail avec des degrés de compétences variés selon les besoins. Indispensable, cette étape permet de récupérer tout ou partie des cautions versées lors de l’occupation des locaux.

Cellule d’information : Il est pertinent de mettre en place une équipe interne propre à renseigner les différents collaborateurs présents et les responsables de service sur toutes questions ayant attrait au transfert. Il est indispensable également de pouvoir offrir un interlocuteur général au déménageur dans le cas de problème imprévisible (panne générale d’électricité…).

J + 10/20

Divers :
Une réunion de fin de mission doit être effectuée avec le prestataire afin de faire le point sur l’ensemble de la prestation et solutionner les différents problèmes éventuels. Une personne interne et externe doit rester en place un certain temps afin de pouvoir répondre aux éventuels soucis d’installation (mauvais aiguillage de matériel, de cartons…). La signature d’une bonne fin de mission permettra au prestataire de solder sa prestation.

Avant votre déménagement